İşverenlerin işbaşı yaptıracakları personeller için, 10.06.2003 tarihinde Resmî Gazete de yayınlanan 4857 sayılı İş Kanunu ile, özlük dosyaları oluşturmaları zorunluluğu getirilmiştir. Bu gereklilik İş Kanunu’nun 75. ve 104. maddelerinde düzenlenmiştir. Buna göre işverenler bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.
İş Kanunu’nun işçi
özlük dosyası başlıklı 75. maddesi şu şekildedir: “İşveren çalıştırdığı her
işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik
bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda
olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili
memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği
bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli
kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”
İş Kanunu 104.
Maddesinde yer alan idari para cezaları hakkındaki açıklamamalarda 75. Madde
kapsamında özlük dosyası hazırlamayanlar için para cezası uygulanacağı belirtilmektedir.
Ayrıca özlük dosyasının ibraz edilmemesi durumunda; 5510 sayılı yasa gereğince
idari para cezaları uygulanmakta ve bu para cezası miktarları işyerinin defter
tutma yükümlülüğüne göre değişmektedir.
Bununla birlikte İş
Kanunu’nun 10 maddesi, en çok 30 iş günü süren işlere süreksiz işler olarak
tanımlamış, bu işlerde yapılan iş sözleşmelerinin özlük dosyası oluşturma
zorunluluğunu içermediğini, bu kapsamdaki işlerde Borçlar Kanunu’nun
uygulanacağını belirtmektedir.
İşçi özlük dosyası her
işçi için ayrı düzenlenmesi gerekmektedir. Özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi
için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olacaktır.
Özlük dosyası
içeriğinde aşağıda belirtilen belgeler yer almaktadır:
İşçiye ait kimlik belgeleri:
Kimlik fotokopisi, adli sicil kaydı, askerlik durum belgesi, ikametgâh, resim,
aile durum bildirim formu, evlilik cüzdan fotokopisi, iş başvuru formu,
özgeçmiş, mülakat değerlendirme formu, yabancı işçiler için çalışma izin formu,
Eski hükümlü veya terör mağduru ise bunla ilgili belgeler, işçi rızası (fazla
çalışma, geçici görevler vb.) için belgeler vb.
Eğitim ile ilgili
belgeler: Diploma, mesleki eğitim belgesi, mesleki yeterlilik belgesi,
çalışma/hizmet belgesi, yapacağı iş ile ilgili eğitim katılım sertifikaları,
varsa diğer sertifikalar, işçilerin, iş sağlığı ve güvenliği, mesleki riskler,
alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda
bilgilendirildiklerine dair yazı.
Sağlık ile ilgili
belgeler: Sağlık tetkikleri, aşı ve kan gurubu kartı, işe başlama periyodik sağlık
raporu, periyodik sağlım muayene raporları, engelli ise sağlık raporu, doğum
izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri, varsa iş
kazası tutanak ve kayıtlar
İş ile ilgili resmî
belgeler: İşe giriş ve işten ayrılış belgesi, İş sözleşmesi, ibraname ve
ihtarnameler, haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler, istifa dilekçesi
veya fesih bildirimi, işçi hakkında yapılan tüm yazışmalar ve tutulan kayıtlar,
işçiye ait bordrolar ve ödemeye ilişkin belgeler, ücretsiz izinler ve yıllık
ücretli izin ile ilgili dilekçe, form ve cetveller, kıdem ve ihbar tazminatı
bordroları, maaş bordroları , teslim edilen araç gereçler var ise bunların
zimmet belgesi, sigorta olaylarında yapılması gereken idari işlemlere ilişkin
(iş kazası tutanağı, iş kazası bildirimi vb.) belgeler
Bu evrakları
değerlendirirsek eğer, işçinin işe giriş bildirgesi bulunması zorunludur. Bu
zorunluluk 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun
4. Maddede sigortalı sayılanlar, madde 7 de sigortalılığın başlangıcı ve madde
8 de ise sigortalının kuruma (SGK) bildiriminin yapılmasının gerekliliğini
belirtmektedir. Bu maddeler açıkça işçinin sigortalı olmasını yasal güvence
altına almaktadır.
İş Sağlığı ve Güvenliği
ile ilgili belgelerde; firmanın tehlike sınıfı ve çalışan sayılarına göre
işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı bulundurma, iş güvenliği birimi kurma veya
dışarıdan hizmet alma şeklinde iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili uygulamaları
yerine getirmekle yükümlüdür (6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
madde-6; 28512 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde-5).
Bu nedenle gerek iş yeri hekimleri gerekse iş güvenliği uzmanları firma adına
atanmış ve İSG-Kâtip uygulaması üzerinden onaylanmış olması gerekmektedir.
Sağlık raporu ve İSG eğitim belgelerinin geçerliliği konusunda firmanın yasal
atanmış personelinin kontrolü ve onayının gerekliliği söz konusudur.
Sağlık ile ilgili
belgelerde ise; 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun 15. Maddesi gereği
işverene sağlık gözetimini zorunlu kılmıştır. Bu kapsamda tehlikeli ve çok
tehlikeli sınıfta yer alan işlerde çalışacaklar, yapacakları işe uygun
olduklarını belirten sağlık raporu olmadan işe başlatılamayacağı, bazı hallerde
(işe giriş, görev yeri değişikliği, iş kazası veya uzun süre işten uzak kalma
durumu vb.) sağlık gözetimlerinin yenilemesi, çalışanların yapacakları iş göz
önünde bulundurularak sağlık gözetiminde bulundurulması gibi konuları
belirtmektedir. Aynı maddenin 3. Fıkrasında ise kanun kapsamında alınması
gereken sağlık raporlarının işyeri hekimince hazırlanacağı, 50’den az çalışanı
bulunan ve az tehlikeli işyerleri için ise kamu hizmet sunucuları veya aile
hekimlerinden de alınabileceği belirtilmektedir. Ayrıca sağlık belgelerinin
kişisel veri kapsamında gizli tutulması gerektiği de açıkça ifade edilmektedir.
Bu noktada sektörel çalışmalarda bazı sıkıntıların oluşabileceğini belirtmek
isterim. Geçici görevlendirmelerde sağlık raporlarının paylaşılmasının
doğuracağı kişisel veri korunamaması tehlikesi birde firma faaliyet sicil
koduna (NACE kodu) göre belirlenen tehlike sınıfının görev yapmak için gidilen
firmanın tehlike sınıfı ile uyuşmaması, çalışanlardan yeniden tetkik talep
edilmesi gibi durumlarla karşılaşılabilmektedir.
İşyeri Hekimi ve Diğer
Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik’in
9.maddenin 2-c-3 bendine göre: Çalışanın kişisel özellikleri, işyerinin tehlike
sınıfı ve işin niteliği öncelikli olarak göz önünde bulundurularak uluslararası
standartlar ile işyerinde yapılan risk değerlendirmesi sonuçları doğrultusunda;
az tehlikeli sınıftaki işlerde en geç beş yılda bir, tehlikeli sınıftaki
işlerde en geç üç yılda bir, çok tehlikeli sınıftaki işlerde en geç yılda bir,
özel politika gerektiren grupta yer alanlardan çocuk, genç ve gebe çalışanlar
için en geç altı ayda bir defa olmak üzere periyodik muayene tekrarlanır. Ancak
işyeri hekiminin gerek görmesi halinde bu süreler kısaltılır.” İfade edilmekte
ve yetkiyi işyeri hekimine devretmektedir.
Eğitim ile ilgili
evraklarda ise, öncelik olarak çalışanların okur yazar özelliğe sahip olması
hem eğitimlerde anlama, algılama ve kavrama açısından önemliyken saha
içerisinde de işaret ve uyarıları anlama, fark etme ve uygulama adına önem arz
etmektedir. Zorunlu İlköğrenim Çağı Dışında Kalmış Okuma yazma Bilmeyen
Vatandaşların, Okur – Yazar Duruma Getirilmesi veya Bunlara İlkokul Düzeyinde
Eğitim- Öğretim Yaptırılması Hakkında Kanun’un 6.maddesi işverenleri okur-yazar
olmayan personellerinin eğitimlerini aldırması gerektiği yönünde uyarmaktadır.
Yasal bir durumda işçinin okuma bilmediğini ve kağıtları imzalamam gerektiği
söylendi şeklindeki ifadelerde işverenin zor durumda kalmasına sebep
olabilecektir. Ancak okuma yazma bilmeyen personelin attığı imzanın kendisini
bağlayacağı yönünde Yargıtay 22. Hukuk Dairesinin 2012/3328 E. 2012/8399K.
Sayılı kararında ifade edilmektedir.
İşe girişlerde firmanın
sigorta sicilinde yer alan faaliyet gurubuna göre (az tehlikeli, tehlikeli veya
çok tehlikeli) mesleki eğitim veya mesleki yeterlilik belgeleri alınmasını
zorunlu kılmaktadır. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun 17. Maddesi
çalışanların eğitimiyle ilgili hususları içermektedir. 17.maddenin 3.
Fıkrasında: “Mesleki eğitim alma zorunluluğu bulunan tehlikeli ve çok tehlikeli
sınıfta yer alan işlerde, yapacağı işle ilgili mesleki eğitim aldığını
belgeleyemeyenler çalıştırılamaz.” İbaresi yer almaktadır. Buda eğitim
zorunluluğunu ortaya koymaktadır. 6645 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair
Kanun’un 74.maddesi ile 5544 sayılı Meslekî Yeterlilik Kurumu Kanunu’nda
değişiklik yapılarak: “Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerden olup, Kurumca
standardı yayımlanan ve Bakanlıkça çıkarılacak tebliğlerde belirtilen
mesleklerde, tebliğin yayım tarihinden itibaren on iki ay sonra bu Kanunda
düzenlenen esaslara göre meslekî yeterlilik belgesine sahip olmayan kişiler
çalıştırılamaz. 5/6/1986 tarihli ve 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu’na göre
ustalık belgesi almış olanlar ile Millî Eğitim Bakanlığına bağlı meslekî ve
teknik eğitim okullarından ve üniversitelerin meslekî ve teknik eğitim veren
okul ve bölümlerinden mezun olup, diplomalarında veya ustalık belgelerinde
belirtilen bölüm, alan ve dallarda çalıştırılanlar için meslekî yeterlilik
belgesi şartı aranmaz.” şartı getirilmiştir. Bu kapsamda şu anda 143 branşta
MYK zorunluluğu bulunmaktadır. 28706 sayılı Tehlikeli ve Çok Tehlikeli Sınıfta
Yer Alan İşlerde Çalıştırılacakların Mesleki Eğitimlerine Dair Yönetmelik’te yayımlanmış
çizelgede yer alan işlerde çalışacakların, işe alınmadan önce, mesleki eğitime
tabi tutulmalarının zorunlu olduğu belirtilmektedir.
6331 sayılı İş Sağlığı
ve Güvenliği Kanunu’nun 17. Maddesi 1. Fıkrasında “İşveren, çalışanların iş
sağlığı ve güvenliği eğitimlerini almasını sağlar. Bu eğitim özellikle; işe
başlamadan önce, çalışma yeri veya iş değişikliğinde, iş ekipmanının değişmesi
hâlinde veya yeni teknoloji uygulanması hâlinde verilir. Eğitimler, değişen ve
ortaya çıkan yeni risklere uygun olarak yenilenir, gerektiğinde ve düzenli
aralıklarla tekrarlanır” ibaresi yer almaktadır. Bu madde ile çalışanların İSG
eğitimleri almaları düzenlenmektedir. Ayrıca 28648 sayılı Çalışanların İş
Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, İSG
eğitimi için işverene sorumluluklar yüklemiş, eğitimlerin planlanması
gerçekleştirilmesi ve belirli aralıklarla tekrarlanması hakkında açıklamalar
yapmıştır.
5510 sayılı Kanuna göre
belge saklama süresi, belgenin ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından
başlamak üzere on yıl, kamu idarelerinde ise otuz yıldır. İş Sağlığı ve
Güvenliği mevzuatına göre ise işçinin kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl
saklanması gerekmektedir. İşçi özlük dosyasındaki belgelere göre saklama
sürelerine dikkat etmek gerekmektedir.
Özlük dosyası,
özellikle iş kazası ve meslek hastalığı gibi sigorta olaylarında işverenin
yükümlülüklerinin zamanında ve doğru şekilde yerine getirilip getirilmediğinin
ispatını sağlar.
Ayrıca işe giriş-çıkış,
kıdem ve ihbar tazminatı, gece çalışması, fazla mesai gibi hususlarda ortaya
çıkan uyuşmazlıklarda taraflar açısından önemli bir ispat vasıtasıdır.
Özlük dosyalarının oluşturulması,
kullanılması ve muhafazasında, kişisel verilerin elde edilmesi ve korunmasına
yönelik hususlara dikkat edilmelidir.
Kaynak:
http://www.ctsdenetim.com.tr/makaleler/ozluk-dosyasi-deyip-gecmeyin/
https://kolayik.com/ikutuphane/ozluk-dosyasi-nedir-nasil-hazirlanmalidir/
https://idenfit.com/blog/personel-ozluk-dosyasi/
NOT: Bilgilendirme amaçlıdır. Kanun ve yönetmeliklerin güncelliğini mutlaka kontrol ediniz.