29 Ocak 2021 Cuma

İşe girişlerde hazırlanan özlük dosyası içeriğinin iş güvenliği kanunları kapsamında değerlendirilmesi


İşverenlerin işbaşı yaptıracakları personeller için, 10.06.2003 tarihinde Resmî Gazete de yayınlanan 4857 sayılı İş Kanunu ile, özlük dosyaları oluşturmaları zorunluluğu getirilmiştir. Bu gereklilik İş Kanunu’nun 75. ve 104. maddelerinde düzenlenmiştir. Buna göre işverenler bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İş Kanunu’nun işçi özlük dosyası başlıklı 75. maddesi şu şekildedir: “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.”

İş Kanunu 104. Maddesinde yer alan idari para cezaları hakkındaki açıklamamalarda 75. Madde kapsamında özlük dosyası hazırlamayanlar için para cezası uygulanacağı belirtilmektedir. Ayrıca özlük dosyasının ibraz edilmemesi durumunda; 5510 sayılı yasa gereğince idari para cezaları uygulanmakta ve bu para cezası miktarları işyerinin defter tutma yükümlülüğüne göre değişmektedir.

Bununla birlikte İş Kanunu’nun 10 maddesi, en çok 30 iş günü süren işlere süreksiz işler olarak tanımlamış, bu işlerde yapılan iş sözleşmelerinin özlük dosyası oluşturma zorunluluğunu içermediğini, bu kapsamdaki işlerde Borçlar Kanunu’nun uygulanacağını belirtmektedir.

İşçi özlük dosyası her işçi için ayrı düzenlenmesi gerekmektedir. Özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi için ayrı ayrı idari para cezası söz konusu olacaktır.

Özlük dosyası içeriğinde aşağıda belirtilen belgeler yer almaktadır:

İşçiye ait kimlik belgeleri: Kimlik fotokopisi, adli sicil kaydı, askerlik durum belgesi, ikametgâh, resim, aile durum bildirim formu, evlilik cüzdan fotokopisi, iş başvuru formu, özgeçmiş, mülakat değerlendirme formu, yabancı işçiler için çalışma izin formu, Eski hükümlü veya terör mağduru ise bunla ilgili belgeler, işçi rızası (fazla çalışma, geçici görevler vb.) için belgeler vb.

Eğitim ile ilgili belgeler: Diploma, mesleki eğitim belgesi, mesleki yeterlilik belgesi, çalışma/hizmet belgesi, yapacağı iş ile ilgili eğitim katılım sertifikaları, varsa diğer sertifikalar, işçilerin, iş sağlığı ve güvenliği, mesleki riskler, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine dair yazı.

Sağlık ile ilgili belgeler: Sağlık tetkikleri, aşı ve kan gurubu kartı, işe başlama periyodik sağlık raporu, periyodik sağlım muayene raporları, engelli ise sağlık raporu, doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri, varsa iş kazası tutanak ve kayıtlar

İş ile ilgili resmî belgeler: İşe giriş ve işten ayrılış belgesi, İş sözleşmesi, ibraname ve ihtarnameler, haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler, istifa dilekçesi veya fesih bildirimi, işçi hakkında yapılan tüm yazışmalar ve tutulan kayıtlar, işçiye ait bordrolar ve ödemeye ilişkin belgeler, ücretsiz izinler ve yıllık ücretli izin ile ilgili dilekçe, form ve cetveller, kıdem ve ihbar tazminatı bordroları, maaş bordroları , teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi, sigorta olaylarında yapılması gereken idari işlemlere ilişkin (iş kazası tutanağı, iş kazası bildirimi vb.) belgeler

Bu evrakları değerlendirirsek eğer, işçinin işe giriş bildirgesi bulunması zorunludur. Bu zorunluluk 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 4. Maddede sigortalı sayılanlar, madde 7 de sigortalılığın başlangıcı ve madde 8 de ise sigortalının kuruma (SGK) bildiriminin yapılmasının gerekliliğini belirtmektedir. Bu maddeler açıkça işçinin sigortalı olmasını yasal güvence altına almaktadır.

İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili belgelerde; firmanın tehlike sınıfı ve çalışan sayılarına göre işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı bulundurma, iş güvenliği birimi kurma veya dışarıdan hizmet alma şeklinde iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili uygulamaları yerine getirmekle yükümlüdür (6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, madde-6; 28512 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği, Madde-5). Bu nedenle gerek iş yeri hekimleri gerekse iş güvenliği uzmanları firma adına atanmış ve İSG-Kâtip uygulaması üzerinden onaylanmış olması gerekmektedir. Sağlık raporu ve İSG eğitim belgelerinin geçerliliği konusunda firmanın yasal atanmış personelinin kontrolü ve onayının gerekliliği söz konusudur.  

Sağlık ile ilgili belgelerde ise; 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun 15. Maddesi gereği işverene sağlık gözetimini zorunlu kılmıştır. Bu kapsamda tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta yer alan işlerde çalışacaklar, yapacakları işe uygun olduklarını belirten sağlık raporu olmadan işe başlatılamayacağı, bazı hallerde (işe giriş, görev yeri değişikliği, iş kazası veya uzun süre işten uzak kalma durumu vb.) sağlık gözetimlerinin yenilemesi, çalışanların yapacakları iş göz önünde bulundurularak sağlık gözetiminde bulundurulması gibi konuları belirtmektedir. Aynı maddenin 3. Fıkrasında ise kanun kapsamında alınması gereken sağlık raporlarının işyeri hekimince hazırlanacağı, 50’den az çalışanı bulunan ve az tehlikeli işyerleri için ise kamu hizmet sunucuları veya aile hekimlerinden de alınabileceği belirtilmektedir. Ayrıca sağlık belgelerinin kişisel veri kapsamında gizli tutulması gerektiği de açıkça ifade edilmektedir. Bu noktada sektörel çalışmalarda bazı sıkıntıların oluşabileceğini belirtmek isterim. Geçici görevlendirmelerde sağlık raporlarının paylaşılmasının doğuracağı kişisel veri korunamaması tehlikesi birde firma faaliyet sicil koduna (NACE kodu) göre belirlenen tehlike sınıfının görev yapmak için gidilen firmanın tehlike sınıfı ile uyuşmaması, çalışanlardan yeniden tetkik talep edilmesi gibi durumlarla karşılaşılabilmektedir.

 

İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik’in 9.maddenin 2-c-3 bendine göre: Çalışanın kişisel özellikleri, işyerinin tehlike sınıfı ve işin niteliği öncelikli olarak göz önünde bulundurularak uluslararası standartlar ile işyerinde yapılan risk değerlendirmesi sonuçları doğrultusunda; az tehlikeli sınıftaki işlerde en geç beş yılda bir, tehlikeli sınıftaki işlerde en geç üç yılda bir, çok tehlikeli sınıftaki işlerde en geç yılda bir, özel politika gerektiren grupta yer alanlardan çocuk, genç ve gebe çalışanlar için en geç altı ayda bir defa olmak üzere periyodik muayene tekrarlanır. Ancak işyeri hekiminin gerek görmesi halinde bu süreler kısaltılır.” İfade edilmekte ve yetkiyi işyeri hekimine devretmektedir.

Eğitim ile ilgili evraklarda ise, öncelik olarak çalışanların okur yazar özelliğe sahip olması hem eğitimlerde anlama, algılama ve kavrama açısından önemliyken saha içerisinde de işaret ve uyarıları anlama, fark etme ve uygulama adına önem arz etmektedir. Zorunlu İlköğrenim Çağı Dışında Kalmış Okuma yazma Bilmeyen Vatandaşların, Okur – Yazar Duruma Getirilmesi veya Bunlara İlkokul Düzeyinde Eğitim- Öğretim Yaptırılması Hakkında Kanun’un 6.maddesi işverenleri okur-yazar olmayan personellerinin eğitimlerini aldırması gerektiği yönünde uyarmaktadır. Yasal bir durumda işçinin okuma bilmediğini ve kağıtları imzalamam gerektiği söylendi şeklindeki ifadelerde işverenin zor durumda kalmasına sebep olabilecektir. Ancak okuma yazma bilmeyen personelin attığı imzanın kendisini bağlayacağı yönünde Yargıtay 22. Hukuk Dairesinin 2012/3328 E. 2012/8399K. Sayılı kararında ifade edilmektedir.

İşe girişlerde firmanın sigorta sicilinde yer alan faaliyet gurubuna göre (az tehlikeli, tehlikeli veya çok tehlikeli) mesleki eğitim veya mesleki yeterlilik belgeleri alınmasını zorunlu kılmaktadır. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun 17. Maddesi çalışanların eğitimiyle ilgili hususları içermektedir. 17.maddenin 3. Fıkrasında: “Mesleki eğitim alma zorunluluğu bulunan tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfta yer alan işlerde, yapacağı işle ilgili mesleki eğitim aldığını belgeleyemeyenler çalıştırılamaz.” İbaresi yer almaktadır. Buda eğitim zorunluluğunu ortaya koymaktadır. 6645 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun’un 74.maddesi ile 5544 sayılı Meslekî Yeterlilik Kurumu Kanunu’nda değişiklik yapılarak: “Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerden olup, Kurumca standardı yayımlanan ve Bakanlıkça çıkarılacak tebliğlerde belirtilen mesleklerde, tebliğin yayım tarihinden itibaren on iki ay sonra bu Kanunda düzenlenen esaslara göre meslekî yeterlilik belgesine sahip olmayan kişiler çalıştırılamaz. 5/6/1986 tarihli ve 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu’na göre ustalık belgesi almış olanlar ile Millî Eğitim Bakanlığına bağlı meslekî ve teknik eğitim okullarından ve üniversitelerin meslekî ve teknik eğitim veren okul ve bölümlerinden mezun olup, diplomalarında veya ustalık belgelerinde belirtilen bölüm, alan ve dallarda çalıştırılanlar için meslekî yeterlilik belgesi şartı aranmaz.” şartı getirilmiştir. Bu kapsamda şu anda 143 branşta MYK zorunluluğu bulunmaktadır. 28706 sayılı Tehlikeli ve Çok Tehlikeli Sınıfta Yer Alan İşlerde Çalıştırılacakların Mesleki Eğitimlerine Dair Yönetmelik’te yayımlanmış çizelgede yer alan işlerde çalışacakların, işe alınmadan önce, mesleki eğitime tabi tutulmalarının zorunlu olduğu belirtilmektedir.

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nun 17. Maddesi 1. Fıkrasında “İşveren, çalışanların iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerini almasını sağlar. Bu eğitim özellikle; işe başlamadan önce, çalışma yeri veya iş değişikliğinde, iş ekipmanının değişmesi hâlinde veya yeni teknoloji uygulanması hâlinde verilir. Eğitimler, değişen ve ortaya çıkan yeni risklere uygun olarak yenilenir, gerektiğinde ve düzenli aralıklarla tekrarlanır” ibaresi yer almaktadır. Bu madde ile çalışanların İSG eğitimleri almaları düzenlenmektedir. Ayrıca 28648 sayılı Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, İSG eğitimi için işverene sorumluluklar yüklemiş, eğitimlerin planlanması gerçekleştirilmesi ve belirli aralıklarla tekrarlanması hakkında açıklamalar yapmıştır.

5510 sayılı Kanuna göre belge saklama süresi, belgenin ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl, kamu idarelerinde ise otuz yıldır. İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre ise işçinin kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl saklanması gerekmektedir. İşçi özlük dosyasındaki belgelere göre saklama sürelerine dikkat etmek gerekmektedir.

Özlük dosyası, özellikle iş kazası ve meslek hastalığı gibi sigorta olaylarında işverenin yükümlülüklerinin zamanında ve doğru şekilde yerine getirilip getirilmediğinin ispatını sağlar.

Ayrıca işe giriş-çıkış, kıdem ve ihbar tazminatı, gece çalışması, fazla mesai gibi hususlarda ortaya çıkan uyuşmazlıklarda taraflar açısından önemli bir ispat vasıtasıdır.

Özlük dosyalarının oluşturulması, kullanılması ve muhafazasında, kişisel verilerin elde edilmesi ve korunmasına yönelik hususlara dikkat edilmelidir.

İşçi özlük dosyasının işçinin işe girişi, devamı ve sona erdiği sürece tutulması; işverence hem yasal yükümlülüklerin yerine getirilmiş olması hem idari para cezası yaptırımına maruz kalınmaması hem de iş davalarında ispat yükünün çoğu zaman işverenin üzerinde olduğu göz önüne alınarak ileride doğabilecek bir uyuşmazlığın çözüme kavuşturulmasında ispat kolaylığı sağlaması bakımından şarttır.

Gönderen zaman:

Hiç yorum yok:

Yorum Gönder

Kaydol: Kayıt Yorumları (Atom)